Votre guide pour implémenter la Deal Room

Ce guide est dédié à tous les commerciaux interpellés par la Deal Room. Onboarding, adoption & ROI : on creuse les sujets qui vous tiennent à coeur.

Implémentation & adoption de la Deal Room : on vous explique tout !

Si vous avez atterri ici, c’est que la Deal Room vous intéresse forcément de près ou de loin. Ça tombe bien puisque d'ici 2025, 50% des échanges B2B auront lieu dans une Digital Sales Room.

Le concept de Deal Room étant assez récent, nous avons créé ce guide pour vous aider à comprendre en quoi ça consiste, et surtout pour parler onboarding, adoption & ROI, tant de sujets au cœur des préoccupations des équipes commerciales.

Qui sommes-nous ?

GetAccept est le SaaS pionnier de la Digital Sales Room, la plateforme n°1 pour créer une expérience d’achat optimale et booster vos revenus.

Qu'est-ce qu'une Deal Room ?

Imaginez la scène : vous avez identifié une nouvelle opportunité, c’est le moment d’engager la discussion.

Vous multipliez les e-mails de prospection couplés à l’envoi de documents pour essayer de susciter l'intérêt de votre acheteur. Problème : vos communications sont dispersées, vous ne savez pas si ce dernier interagit avec votre contenu ni même comment. Et pour couronner le tout, vous n’avez aucun moyen d’identifier de nouveaux décideurs clés.

On est d’accord : cela fait beaucoup de choses à gérer. Et il y a un remède à toutes vos préoccupations : La Deal Room.

La Deal Room est un espace centralisé conçu pour optimiser votre processus de vente, engager vos acheteurs et remporter plus de deals — plus rapidement.

• Créez des documents attrayants et interactifs pour captiver vos acheteurs.
• Gérez l’ensemble des supports de vente au sein d’une bibliothèque de contenus : votre équipe n'a qu'à piocher les dernières ressources à jour.
• Bénéficiez d’une vue d’ensemble sur vos deals en cours et priorisez les opportunités les plus prometteuses grâce à des données précises.
• Améliorez la collaboration entre vendeurs et acheteurs grâce à des fonctionnalités engageantes telles que le chat en direct, les commentaires et les plans d'actions mutuels.
• Obtenez des informations sur la manière dont les acheteurs interagissent avec les documents (temps de consultation page par page, transfert etc..).
• Identifiez les décideurs clés dès le début du cycle de vente et assurez-vous qu'ils ont accès à tous les supports et communications dont ils ont besoin pour choisir de collaborer avec vous.
• Suivez facilement les performances individuelles et collectives en lien avec vos objectifs.

Ce que vous trouverez dans ce guide

01

Onboarding

Découvrez les étapes clés de l'onboarding Deal Room, de la phase de test au déploiement massif.

02

Migration de contenu

Comment aligner le contenu de votre Deal Room avec votre cycle de vente et migrer vos ressources existantes ?

03

Gain de productivité

Améliorez la passation en interne entre SDR, AE, CSM et facilitez l'onboarding des nouvelles recrues.

04

ROI & adoption

Taux de conversion, durée du cycle de vente : quand peut-on percevoir un ROI avec la Deal Room ?

Avant l'onboarding, place à l'introspection

Faire basculer toute son équipe commerciale sur la Deal Room, ce n’est pas un projet anodin. Que ce soit pour un SDR, un AE ou un CSM, l’utilisation de la Deal Room nécessite de supprimer certains automatismes et de tirer un trait sur toute une organisation.

Alors quelle est la meilleure façon de préparer l’onboarding et de convaincre les futurs utilisateurs de l’intérêt de ce changement ? En faisant une introspection et en prenant du recul sur les processus utilisés.

• Est-ce vraiment l’idéal de partager des tonnes d’e-mails et de documents éparpillés ?
• Avez-vous vraiment l’impression de créer des liens avec vos acheteurs dans l’état actuel ?
• La communication et l’accès à l’information en interne est-elle optimale ?
• Vos contenus attirent-ils vraiment l'œil?

Voici tant de questions que vous devez soulever avec votre équipe pour impliquer le plus de personnes, le plus rapidement possible.

Selon G2, les plateformes de Digital Sales Room sont adoptées par 77% des utilisateurs.

Définir les moteurs du projet

On ne va pas se mentir, la Deal Room nécessite une appétence pour le digital. Pour préparer au mieux l’onboarding, sélectionnez les moteurs de votre projet, autrement dit les personnes les plus digital friendly, et qui seront plus tard les plus à même de pousser l’adoption.

Chez GetAccept, CSM et porteurs du projet identifient généralement un ou deux administrateurs en fonction de la taille de l’équipe.

Nous faisons d’ailleurs en sorte que les futurs clients rencontrent l’un de nos CSM le plus tôt possible après la signature pour parler roadmap et plan de déploiement. Une Deal Room d’onboarding est envoyée avant chaque meeting d’introduction pour désamorcer la discussion.

Peu importe le logiciel que vous choisissez pour utiliser une Deal Room, ne négligez pas la qualité du support client qui joue un rôle primordial dans l’implémentation, l’adoption et donc le succès du projet à long terme.

Comment se déroule l'onboarding chez GetAccept ?

Quatre grandes étapes caractérisent l’onboarding de la Deal Room chez GetAccept.

1. Le meeting d’introduction
   C’est la première fois que l’un de nos CSM rencontre le client. L’objectif est d’aligner le projet sur les objectifs de l'équipe à court, moyen et long terme. Cela nécessite de faire le point sur les méthodes utilisées jusqu’alors et de creuser les métriques qui vont délimiter le projet.

2. L’onboarding des administrateurs
   L’onboarding se fait en deux temps chez GetAccept. C’est d’abord les administrateurs du projet qui vont être formés sur l’outil en découvrant comment fonctionne l’entité GetAccept, les différents settings et la bibliothèque de contenus.

3. L’onboarding des utilisateurs
   Ensuite, c’est seulement quand les administrateurs ont eu le temps de parcourir l’outil et de se familiariser avec les diverses fonctionnalités que vient l’onboarding des utilisateurs finaux. Entre temps, l’accompagnement du CSM prend tout son sens pour répondre aux éventuelles questions et peaufiner les modèles de Rooms construits.

4. Déploiement de la Deal Room
   Dernière étape : celle du déploiement massif de la solution après un crash test global de l’équipe. C'est un moment charnière qui permet également aux équipes de partager leurs feedbacks sur la phase d’implémentation et sur l’évolution de leurs objectifs.

La collaboration marquée par une Deal Room évolutive

Ce n'est pas parce que l'onboarding est terminé et que les équipes ont adopté la Deal Room que les échanges avec le CSM ralentissent.

La Deal Room qui a servi à l'onboarding reste d'ailleurs active tout au long de la collaboration et sert de feuille de route, aussi bien du côté Customer Success que du côté des clients. Il suffit de masquer les sections qui ne sont plus d'actualité pour promouvoir de nouveaux contenus tels que des cas clients, des nouvelles mises à jour produit ou des statistiques clés.

Alignez le contenu de votre Deal Room avec votre méthodologie de vente

Pour identifier le type de contenus à intégrer dans une Deal Room, il faut penser stratégie de vente. Explications : chaque section de la Deal Room doit correspondre à un moment charnière du cycle de vente.

Voici un exemple pour une Deal Room utilisée en avant-vente :

• Votre section n°1 fait office de compte rendu de rendez-vous avec une vidéo récapitulative.
• Votre section n°2 quantifie les bénéfices potentiels de votre produit par rapport aux objectifs mentionnés par le prospect.
• La troisième section n’est autre que votre proposition commerciale personnalisée.

À noter que chaque section de votre Room a la possibilité d’être masquée au fur et à mesure que le deal progresse. Vous l’aurez compris, il est important de ne pas avoir des dizaines de contenus. Identifiez simplement 3 ou 4 contenus phares en adéquation avec votre processus de vente. La qualité avant la quantité !

Migrer le contenu vers la Deal Room : comment ça se passe ?

Réajustez votre contenu existant

Après avoir identifié les sections clés de votre Deal Room, vient l’étape délicate de la migration de contenu. Autrement dit, comment réadapter votre contenu existant pour l’utiliser à bon escient dans vos Rooms ?

C’est le bon moment pour faire le tri dans vos supports de vente, mettre à jour ceux qui ne le sont plus et harmoniser le tout. Vous avez un nombre incalculable de PDF indigestes ? Transformez-en une partie en infographie, un format beaucoup plus visuel et percutant. Gardez également des images, des tableaux et du texte, que vous pourrez assembler grâce à l’éditeur.

Finies les pièces jointes

Si le fait de communiquer au sein d’une Deal Room avec vos prospects bouleverse vos habitudes, dîtes-vous que c’est avant tout un moyen de vous faciliter la tâche. Dans une Deal Room, vous insérez simplement un bloc de liens pour rediriger vers un fichier annexe : un témoignage client sur votre site, un replay d’une démonstration produit, etc.

KPI sur la Deal Room & ROI

Les investissements dans les technologies de vente ne cessent d’augmenter, y compris dans les outils de Digital Sales Room. Selon les statistiques G2, les utilisateurs de la Deal Room perçoivent un ROI en l'espace de 9 mois.

Le cas de SalesScreen

SalesScreen est un logiciel dédié à la performance commerciale qui utilise la gamification pour aider les entreprises à stimuler la productivité et la motivation des commerciaux. Avant d'utiliser GetAccept, Remi Morken, Senior VP Sales, a identifié 3 axes d'amélioration.

Objectifs:

1. Augmenter les taux de conversion de 13% à 25% en l'espace d'une année.
2. Responsabiliser les commerciaux et adopter une approche évolutive.
3. Trouver une solution de Digital Sales Room.

Résultats :

• Les taux de conversion ont doublé dans les 9 mois suivant l'implémentation.
• En seulement deux trimestres, la croissance du chiffre d'affaires a également été multipliée par deux.

Et l’adoption dans tout ça ?

Les plateformes de DSR sont adoptées par 77% des utilisateurs. Plusieurs facteurs déterminent le succès de l’adoption d’une Deal Room.