Comment Ignition Program a sécurisé ses signatures et divisé par deux ses délais de contractualisation

Avec GetAccept, nous générons nos contrats en un clic et les faisons signer en toute sécurité.

Thimothé Baroudel
Business Operations Manager

En un coup d'oeil

Ignition Program est une agence spécialisée dans la performance humaine durable. Elle accompagne à la fois talents et entreprises dans des projets professionnels utiles, à travers le recrutement, la formation, et des outils RH.

À chaque nouvelle collaboration avec une startup, les équipes Ignition rencontraient des problèmes de sécurité liés à la signature électronique. Concrètement, trop de personnes pouvaient signer un document et l'accès n'était pas réglementé.

Les équipes Business Operations souhaitaient également optimiser leur interface HubSpot. Leur but ultime ? Créer, envoyer, gérer et stocker leurs conventions de partenariat directement depuis leur CRM et gagner ainsi en productivité.

Justement en ce qui concerne la création de contenus, les équipes Ignition avaient à coeur de partager des conventions personnalisées et agréables à consulter pour les clients.

Objectifs

• Renforcer la sécurité des signatures électroniques et encadrer les accès aux conventions
• Centraliser la création, l’envoi et le stockage des contrats directement dans HubSpot
• Automatiser la génération des conventions à partir des données CRM
• Proposer des documents personnalisés, clairs et engageants pour les clients

Résultats

• 50 conventions envoyées par mois en moyenne
• 1 contrat sur 2 signé via la plateforme
• Délai de signature réduit de 8 à 4 jours
• Génération des contrats en un clic depuis HubSpot avec données préremplies
• Suivi en temps réel du statut des conventions
• Signature hautement sécurisée : certificat unique, authentification SMS et ordre de signature défini
• Ajout de vidéos et contenus personnalisés pour renforcer l’impact des conventions

Solution

Avec GetAccept, les équipes Ignition peuvent créer des documents qui sortent du lot directement depuis HubSpot. En un clic, les données CRM sont collectées sur les modèles GetAccept. Plus qu'à ajouter une vidéo pour attirer l'attention des clients et le tour est joué !

Comment les équipes s'y retrouvent-elles ?

Plus de besoin de jongler entre plusieurs outils, tous les contrats sont enregistrés dans HubSpot. Les équipes bénéficient d'une vue d'ensemble sur les conventions envoyées et suivent leur statut en temps réel.

Un avant-après considérable sur l'utilisation de la signature électronique

Chaque convention électronique est associée à un certificat unique qui retrace l'ensemble des actions menées par les signataires. Des systèmes d'authentification tels que la double authentification par SMS permettent de garantir l'identité d'un signataire.

Plusieurs signataires doivent approuver un contrat ? Les équipes Ignition peuvent désormais attribuer un ordre de signature spécifique pour chaque partie prenante.

Résultats observés après plus de 8 mois d'utilisation

• 50 documents GetAccept envoyés par mois en moyenne.
• 50% : 1 document sur 2 envoyé via la plateforme est signé.
• -50% : Un délai de signature de 4 jours contre 8 avec un processus de signature classique.