Comment Viparis a structuré un espace centralisé pour les organisateurs

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On ne pouvait plus se contenter d’envoyer des liens en espérant que le client s’y retrouve. GetAccept nous a permis de créer un espace centralisé où chacun accède aux contenus selon ses centres d’intérêt.

Cécile de Fombelle
Directrice Marketing et Support Clients

En un coup d'oeil

Un parcours client fragmenté et des contenus difficiles à maîtriser sur des cycles longs

Viparis est un acteur majeur de l’événementiel à Paris qui exploite une dizaine de sites et accueille près de 800 événements par an. Pour les organisateurs, un projet ne se décide pas en une seule étape : il implique de nombreux échanges, visites de sites et validations successives sur plusieurs mois voire années.

Avant GetAccept, Viparis faisait face à un problème classique, amplifié par la complexité de l’événementiel : le client recevait une multitude de contenus et de liens, envoyés à des moments différents, par différents interlocuteurs. Résultat : un parcours digital éclaté et peu de visibilité sur ce qui était réellement partagé, consulté ou mis à jour.

Côté marketing, l’enjeu était de garantir que les commerciaux envoient des supports à jour et cohérents, sans multiplier les déclinaisons au fil des échanges.

Viparis avait déjà engagé un travail de fond de centralisation documentaire (bibliothèque / DAM) pour reprendre le contrôle sur le “tronc commun” des contenus partagés aux clients. Il manquait encore un point clé : un espace unique, simple et exploitable par les équipes Sales, pour structurer l’expérience côté client, sans complexifier le quotidien des commerciaux.

Objectifs

• Mettre fin à un parcours digital éclaté lié à l’envoi de multiples liens et contenus par différents interlocuteurs.
• Créer un espace unique et simple pour structurer l’expérience côté client sur des cycles longs (mois/années).
• Garantir que les commerciaux partagent des supports à jour, cohérents et professionnels.
• Standardiser la présentation de l’offre sans rigidifier l’approche selon les sites et les typologies d’événements.
• Fluidifier le parcours d’achat en centralisant échanges et contenus dans un seul espace.

Points forts

• Utilisation de la Deal Room comme espace centralisé où l’organisateur navigue selon ses centres d’intérêt.
• Remplacement des e-mails, pièces jointes et liens multiples par une Room structurée.
• Structuration des sections par thématiques (ex. RSE, environnement du site, hôtels à proximité, configuration des espaces, références).
• Exploitation des signaux d’intérêt via l’analyse des contenus consultés et du temps passé par section pour orienter les échanges commerciaux.
• Création de templates par site (et non par segment) pour refléter une offre multi-lieux, avec personnalisation via sections “références” affichables/masquables.
• Fonction “Dupliquer une Room” utilisée comme levier de gain de temps et de réduction des risques d’erreur.
• Déploiement progressif : d’abord corporate et congrès, puis extension au segment salons après retours positifs.

Transformer la centralisation des contenus en levier commercial

GetAccept a permis à Viparis de transformer son travail de centralisation documentaire en véritable levier commercial.

L’enjeu n’était pas de bouleverser les usages, mais de sécuriser une étape clé du parcours : la présentation de l’offre et la capacité du client à se projeter. L’outil s’est rapidement imposé par sa simplicité de prise en main et par la qualité du rendu côté client. Il apporte un cadre commun aux équipes commerciales, garantissant un niveau de professionnalisme constant, tout en laissant la souplesse nécessaire pour s’adapter à chaque site et à chaque typologie d’événement.

Standardiser l’expérience d'achat et capter les signaux d’intérêt

Chez Viparis, les équipes s’appuient sur la Deal Room pour fluidifier le parcours d’achat et centraliser les échanges dans un espace unique. Les prospects peuvent y explorer les contenus à leur rythme, selon leurs centres d’intérêt. Plutôt que de multiplier les e-mails et les pièces jointes, les commerciaux partagent une Room structurée, où l’organisateur navigue simplement entre les différentes thématiques : RSE, environnement du site, hôtels à proximité, configuration des espaces ou références d’événements.

L’intérêt dépasse la simple mise en forme. En analysant les contenus consultés et le temps passé sur chaque section, les équipes commerciales disposent de signaux concrets pour orienter leurs échanges. Si un prospect s’attarde 15 minutes sur les informations liées au quartier, cela devient un point d’entrée naturel pour approfondir la discussion — visite, logistique, expérience des participants. Les priorités du client émergent ainsi sans avoir à formaliser un brief détaillé.

Fonctionnalité coup de coeur

Dupliquer une Room : un gain de temps immédiat

Dans un contexte d’appel d’offres, où plusieurs agences peuvent être consultées pour un même projet, la fonctionnalité de duplication prend tout son sens. Elle permet de repartir d’une base commune pour présenter une offre cohérente et homogène à chaque interlocuteur, sans repartir de zéro à chaque fois.

Plutôt que de recréer une Room entièrement, les équipes dupliquent un modèle existant, l’ajustent selon les spécificités de chaque agence, puis l’envoient. Résultat : un processus plus fluide, une meilleure maîtrise du message et un vrai gain de temps, tout en conservant la qualité et la personnalisation attendues dans un contexte compétitif.

Résultats

Une adoption forte et un engagement client mesurable

90 % des commerciaux utilisent désormais GetAccept. Cette adoption rapide a permis d’uniformiser les pratiques de partage et d’assurer une présentation plus cohérente des contenus, quel que soit le site ou l’interlocuteur.

L’outil a d’abord été déployé sur deux segments qui concentrent l’essentiel de la demande entrante: les événements d’entreprise (corporate) et les congrès, portés notamment par des associations professionnelles et scientifiques. Face aux retours positifs des équipes et des clients, son usage a ensuite été étendu au segment des salons, confirmant la valeur du dispositif au-delà du périmètre initial.

Côté perception client, les retours ont été particulièrement révélateurs. Plusieurs organisateurs ont spontanément souligné que le format changeait de leurs habitudes : plus structuré, plus lisible, plus simple à parcourir.

Un indicateur vient renforcer ce constat : le temps moyen de consultation d’une room atteint 11 minutes par visiteur, un niveau supérieur aux attentes initiales de Cécile. Cette durée traduit un réel engagement et montre que les prospects prennent le temps d’explorer les contenus proposés, plutôt que de les survoler.

La prochaine étape vise désormais à renforcer le pilotage via l’intégration au CRM (Dynamics), afin de suivre plus finement l’usage par segment et d’analyser l’impact sur la performance commerciale — tout en conservant ce qui fait aujourd’hui la force du dispositif : une Room simple, structurée et réellement utile.