Sådan skriver du et vindende tilbud

Opdateret på marts 3, 2022

Læsetid 6 min.

Ønsker du at skrive et stærkt tilbud og vinde aftalen? I den følgende guide gennemgår vi indholdet og opbygningen af et professionelt tilbud trin for trin.

På trods af at selve tilbuddet afhænger meget af din branche, så er det ret ligetil at skrive et salgs- eller forretningstilbud. Det afgørende er, at du kan sætte dig i kundens sted og på overbevisende manér fortælle, hvorfor du og din virksomhed er det rette valg til at løse kundens udfordring.

Et godt og gennemtænkt tilbud er et kvalitetsstempel for dig og din virksomhed - og derfor er det vigtigt at sætte fokus på, hvordan tilbuddet skal strikkes sammen. Selv de mest gennemarbejdede løsninger bliver fravalgt på baggrund af et utilstrækkeligt tilbudsmateriale.

Hvad er et tilbud?

Lad os begynde med en definition på, hvad der definerer et tilbud.

Et tilbud er et dokument, som sendes til en mulig kunde eller samarbejdspartner, med en beskrivelse af det produkt eller den service, som du tilbyder, og en forklaring af, hvorfor du er den bedste kandidat til jobbet eller projektet. Det er med andre ord et salgspitch på skrift, der er målrettet et specifikt projekt, job, service- eller leverandøraftale.

Man kan både tale om opfordrede og uopfordrede forretningstilbud. Når et projekt kommer i udbud og den potentielle kunde anmoder om et tilbud, så er der tale om et opfordret tilbud. Modsat er et uopfordret tilbud det, som du sender på eget initiativ i håb om at tiltrække virksomhedens opmærksomhed.

Lad os dykke ned i, hvad der skal til for at skrive et godt tilbud, der giver dig de bedste forudsætninger for at lukke aftalen med kunden.

Hvad indeholder et tilbud?

Her får du 10 håndgribelige trin til at skrive et godt tilbud, der giver kunden et professionelt indtryk af dig og din virksomhed.

• Forside
  Start dit tilbud med en forside der inkluderer basisinformation - såsom dit virksomhedsnavn, din kontaktinformation, dit logo, modtagers navn og kontaktinformation, dato og en titel. En forside er en god start og får dit tilbud til at se mere professionelt og organiseret ud.

• Indholdsfortegnelse
  Tilføj en indholdsfortegnelse med klikbare links. Det hjælper læseren med at danne sig et overblik over, hvad de kan forvente at finde i dit tilbud. Det gør det samtidig nemt for dem at springe direkte til den sektion, de ønsker uden at skulle scrolle gennem flere sider.

• Resume
  I resumeet skal du kort præsentere, hvorfor du er den rette leverandør og give læseren de vigtigste takeaways fra tilbuddet. Du bør ikke opsummere alle aspekter af tilbuddet, men hellere fokusere på de vigtigste pointer, som du vil have, at læseren skal huske, når de har læst dit tilbud.

• Problemformulering
  I det her afsnit skal du vise, at du forstår kundens behov og den udfordring de gerne vil løse. Her bør du gentage den udfordring, de står overfor med dine egne ord, så de kan se, at du forstår deres udfordring.

• Løsning
  Vis, hvordan du vil løse deres problem, og hvilke steps der skal til for at gennemføre din plan. Mens de tidligere sektioner har arbejdet på overfladen af problemstillingen, viser du i dette afsnit i detaljer, hvordan du vil løse problemet.

• Kvalifikationer
  Nu gælder det om at overbevise din potentielle kunde om, hvorfor du er den mest kvalificerede person eller virksomhed til at påtage sig opgaven. Du kan nævne relevant uddannelse, branchespecifik erfaring, certificeringer, tidligere succesrige projekter af samme art, kundereferencer og lignende.

• Tidsplan
  Angiv hvor lang tid I forventer, at projektet tager. Vær ærlig og undervurder ikke, hvor lang tid det reelt tager at gennemføre projektet. Hvis du tilbyder et fysisk produkt er dette afsnit muligvis ikke relevant at tilføje til tilbuddet.

• Omkostninger, betalinger og det juridiske
  Angiv omkostningerne og priser. Hvordan du strukturerer dette afsnit afhænger i høj grad af det specifikke projekt eller den service, du tilbyder. Hvis der er juridiske aspekter at tage sig af, som tilladelser eller licensering, skal du medtage disse oplysninger her. Du kan altid tilføje et afsnit, der er dedikeret til håndtering af den juridiske del af projektet.

• Fordele
  Dette afsnit er sidste chance for at vise, hvorfor de skal vælge dig. Vis alt, hvad de har at vinde ved at vælge dig til at gennemføre projektet, vær ikke bange for at gå i detaljen her. Svar på hvorfor du/din virksomhed er det bedste valg.

• Underskrift
  I sidste ende er målet at vinde aftalen, og her gælder det om at gøre det let for kunden at acceptere dit tilbud. Med GetAccept kan du få dine aftaler underskrevet med e-signatur. Du kan også sætte en specifik underskriftsrækkefølge, hvis der er flere der skal underskrive og godkende aftalen i en bestemt rækkefølge.

Hvor langt skal et tilbud være?

Tilbuddets længde og omfang afhænger af din branche, projektets omfang og kundens specifikationer i et eventuelt udbudsmateriale. Tommelfingerreglen siger, at et kort og præcist tilbud med de nødvendige nøgleoplysninger altid er bedst. Det er det af 2 grunde.

For det første så ønsker du ikke at din kunde giver tilbudsmaterialet videre til din konkurrent. Og for det andet så ønsker du ikke at forlænge salgsprocessen. Kan en potentiel kunde ikke læse og overskue dit tilbud på én gang (på 5 til 10 minutter), er der stor risiko for, at det lander i to-do-bunken eller bliver sendt videre til en anden.

Hvordan kan du så lave tilbuddet kortere, tænker du måske? Flyt alle ekstra oplysninger til bilagene - såsom udtalelser, grafer og diagrammer. For at reducere tekstens længde kan du tjekke for gentagelser og på den måde holde teksten skarp.

Sørg for at dit tilbud skiller sig ud

Nu har vi gennemgået hvilke nøgleelementer ethvert tilbud bør indeholde - så nu kommer vi til vigtigheden af, at netop dit tilbud skiller sig ud fra mængden. Beslutningstagere præsenteres ofte for tilbud, på samme måde som en rekrutteringskonsulent har indbakken fuld af CV’er.

Det gælder derfor for dig om at blive husket, så dit materiale ikke ender i bunken med uinteressante tilbud. Og er der en bedre måde at blive forstået, hørt og husket på end med en personlig video? Ifølge Forrester er en video på 1 minut 1,8 millioner ord værd.

Ved at tilføje en video (eller flere) til dit materiale får du en enestående mulighed for at simplificere tilbuddet og samtidig personliggøre din tilgang. To vigtige punkter, hvis du vil vinde aftalen!

Hvordan får dit tilbud et professionelt udtryk?

Svaret er enkelt. Du bruger en skabelon.

Der er mange brands, der lider under, at salgsteams konstant opretter deres egne tilbud fra bunden. Det er både tidskrævende, og så er der samtidig stor risiko for at brandidentiteten ikke skinner tydeligt og ensartet igennem til kunden.

Heldigvis, så er der er i dag masser af muligheder og værktøjer til rådighed. Den mest almindelige er, at man opretter en salgsskabelon i Google Docs eller Microsoft Word, som derefter deles i teamet.

En anden løsning er et webbaseret software, som til stadighed bliver mere og mere udbredt. Såsom GetAccepts løsning til tilbudsstyring, der gør det muligt at skabe personlige og inspirerende tilbud. Med et webbaseret software kan du oprette, ændre og dele skabeloner nemt på tværs af teams og samtidig sikre en stærk brandoplevelse for modtageren.

Hvad så nu?

Husk på, at det at skrive et vindende tilbud kun er en del af ligningen. Det næste step er at sende tilbuddet afsted og herefter kommer opfølgningen, som begge er lige så vigtige elementer som selve tilbudsmaterialet. Sørg for, at du har kontrol hele vejen igennem og kommunikerer klart med den potentielle kunde undervejs - det sikrer en gnidningsfri proces.

Er du klar til at gå i gang? Stærkt tilbudsmateriale er en ny mulighed for at vinde en kunde eller et projekt. Tag et kig på vores gratis skabeloner og kom i gang med det samme!